Per Legge, la trasmissione delle fatture elettroniche deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio che l'Agenzia delle entrate gestisce supportata dalla Sogei.
Le fatture elettroniche non inviate con questa modalità vengono considerate non emesse, il titolare di partita IVA dovrà in tal caso pagare eventuali sanzioni derivanti dalla violazione di quest'obbligo e il cliente non potrà detrarre l'IVA relativa a questa transazione.
Il Sistema di interscambio riceve le fatture elettroniche, le controlla e procede a trasmetterle all'ufficio a cui sono destinate.
Nello specifico, quando i documenti in XML arrivano al SdI, il sistema controlla:
Ci siano i dati essenziali della fattura richiesti dalla Legge (come dati di emittente e destinatario, numero di fattura, data di emissione, descrizione dei beni o prodotti venduti, dati IVA, totali)
Siano stato indicato un indirizzo telematico a cui spedire la fattura (Codice Destinatario o PEC)
Nel caso in cui le informazioni siano corrette, il SdI provvede a inoltrare la tua fattura al destinatario specificato nel documento e a inviarti poi una ricevuta di recapito che riporta i tuoi dati, oltre alla data e all'ora di consegna del documento.
